Plan responsabil
Un plan responsabil este un plan care respectă reglementările Serviciului de venituri interne (IRS) pentru rambursarea lucrătorilor pentru cheltuielile de afaceri în care rambursarea nu este considerată drept venit. Aceasta înseamnă că rambursările nu sunt supuse impozitelor de reținere sau raportării W-2. Cu toate acestea, aceste cheltuieli trebuie să fie legate de afaceri pentru a se încadra într-un plan responsabil.
Cheie de luat cu cheie
- Un plan responsabil este un proces de rambursare a angajaților pentru costurile lor legate de muncă.
- Planurile responsabile nu sunt supuse impozitării, deoarece nu sunt considerate o formă de compensare a muncii.
- Costurile pot fi considerate ca făcând parte dintr-un plan responsabil dacă sunt legate de afaceri, raportate cu exactitate și dacă sunt returnate excesul.
- Dacă un cost rambursat este considerat nerespunzător, atunci acesta este supus impozitării de către IRS. Fondurile în exces trebuie returnate în general în termen de 120 de zile.
Cum funcționează un plan responsabil
Un plan responsabil diferă de un plan care nu este responsabil. Dacă un plan de rambursare a întreprinderii nu respectă cerințele IRS pentru un plan responsabil, planul nu este responsabil, iar rambursarea cheltuielilor este considerată o parte a compensației angajatului și, prin urmare, este supusă reținerii și trebuie raportată pe forma W a unui angajat .
Conform regulilor IRS, în conformitate cu un plan responsabil, cheltuielile sunt rambursate dacă sunt legate de afaceri și sunt contabilizate în mod adecvat. În plus, sumele plătite peste costurile reale trebuie returnate companiei într-un interval de timp specificat. Cheltuielile legate de afaceri suportate de angajați pot include lucruri precum călătorii, mese, cazare, divertisment sau transport. Angajații sunt obligați să țină cont în mod adecvat de cheltuielile cu înregistrări și să returneze orice rambursare în exces într-o perioadă rezonabilă de timp.
Angajatorii nu sunt obligați să prezinte detaliile planului lor la IRS, dar trebuie să poată demonstra că îndeplinesc cerințele unui plan responsabil.
Angajatorii sunt adesea capabili să utilizeze cerințe de contabilitate mai stricte decât cele postate de IRS.
Cerințe pentru un plan responsabil
Cerințele pentru un plan responsabil sunt ca acestea să fie legate de afaceri, că cheltuielile angajaților să fie contabilizate în mod adecvat angajatorului lor într-un mod rezonabil și în timp util și că orice rambursare în exces trebuie returnată angajatorului într-un interval de timp rezonabil.
Pentru ca cheltuielile să fie considerate legate de afaceri, acestea trebuie (îndeosebi) să îndeplinească următoarele cerințe: ca cheltuielile să fie suportate pe parcursul angajării și că orice cheltuială care se amestecă între o cheltuială personală și o cheltuială comercială este contabilizată în mod corespunzător ca astfel, împărțirea cheltuielilor între angajator și angajat. Un exemplu obișnuit este cel al unei mașini personale care este folosită pentru călătoriile de afaceri: într-un astfel de caz, se poate aștepta ca un angajat să țină cont de kilometri care au fost suportați pe parcursul transportului personal și al transportului de muncă, împărțind costurile. în mod corespunzător.
Contabilitatea adecvată este de obicei supusă confirmării terților în scopul dovedirii faptului că fondurile angajaților erau legate de afaceri. Încasările sunt o formă comună de fundamentare a terților pe care angajații o vor folosi pentru a demonstra legitimitatea cererilor de finanțare. Cu toate acestea, există excepții de la această regulă, inclusiv cazuri de costuri care nu sunt de cazare care se ridică la mai puțin de 75 USD, rambursarea mesei care se încadrează în standardele IRS pe zi și costurile de transport pentru care obținerea unei dovezi oficiale de plată este dificilă, cum ar fi taxiurile, metrou și autobuze. În general, așteptarea pentru returnarea excesului de fonduri de rambursare este ca aceste fonduri să fie returnate angajatorului în termen de 120 de zile de la achitarea acestora.
Compararea conturilor de investiții Denumirea furnizorului Descrierea divulgatorului de publicitate × Ofertele care apar în acest tabel provin din parteneriate de la care Investopedia primește compensații.