Obligații fiscale pentru întreprinderile mici: impozite pe salarii

Una dintre problemele cu care trebuie să se confrunte proprietarii întreprinderilor mici este să rămână la curent cu multe obligații pentru impozitele locale, de stat și federale. În timp ce majoritatea proprietarilor de afaceri angajează un contabil sau un profesionist în domeniul fiscal pentru a face față problemelor legate de impozite, înțelegerea sistemului fiscal este importantă pentru cei care poartă răspunderea finală pentru îndeplinirea tuturor obligațiilor fiscale. Acest articol se va concentra pe obligațiile proprietarului de afaceri cu privire la impozitele pe salarizare. (Aflați cum deducerile din salarii vă pot scădea impozitul pe veniturile personale din Deducțiile de salarizare .)

VEZI: Plan de afaceri

Obligațiile fiscale pentru salarizare Orice afacere cu angajați este obligată să rețină impozitele pe salarii din salariile angajaților și să plătească impozitele federale, statale și locale aplicabile. Impozitele reținute de regulă din salariile angajaților includ FICA (impozitele pe Medicare și Asigurările Sociale) și impozitele pe venit federal, de stat și locale, dacă este cazul. Alte obligații de reținere includ FUTA (Legea Federală a Impozitului pe Șomaj) și, în state precum California, Hawaii, New Jersey, New York și Rhode Island, impozitele privind asigurarea de invaliditate. Neplata impozitelor sau lipsa unei plăți poate duce la amenzi și penalități grele, de aceea este important să se calculeze suma impozitelor pe salariu datorate și să le plătească la timp. (Contabilitatea corectă este esențială pentru întreprinderile mici. Citiți șase pași pentru un buget de afaceri mai bun pentru a afla cum să gestionați veniturile și cheltuielile.)

În cazul în care proprietarul întreprinderii mici nu are angajați externi, dar este încorporat, regulile de mai sus se aplică și pentru plățile de plată ale proprietarului, deoarece el sau ea este, în esență, singurul angajat al corporației. Dacă afacerea nu este încorporată și nu există angajați, proprietarul va trebui să plătească impozite estimate pe veniturile independente în fiecare trimestru. (Citiți Ar trebui să vă încorporați afacerea? Pentru a afla dacă această structură de afaceri ar fi avantajoasă pentru dvs.)

Calcularea impozitelor pe salarii Există trei pași pentru calcularea impozitelor pe salarii:

1. Determinați lucrătorii impozabili
2. Determinați salariile impozabile
3. Calculați sumele reținute

Muncitori taxabili Lucrătorii pot fi angajați sau contractori independenți. Angajații sunt tratați ca lucrători impozabili supuși impozitelor pe salarii, în timp ce contractanții independenți sunt responsabili de plata propriilor taxe. De obicei, lucrătorii sunt considerați angajați dacă aveți dreptul de a direcționa și controla modul în care își desfășoară activitatea, mai degrabă decât doar rezultatele muncii. Cu toate acestea, liniile dintre contractanții independenți și angajați nu sunt întotdeauna clare. În scopul de a ajuta proprietarii de afaceri să stabilească care lucrători sunt angajați impozabili, IRS are reguli de drept comun, care includ teste comportamentale, financiare și de relații.

Testul de comportament Un lucrător este un angajat atunci când angajatorul are dreptul să îl direcționeze și să îl controleze. Angajatorul nu trebuie să conducă sau să controleze efectiv lucrătorul, dar are dreptul să o facă.

Testul financiar Acest test analizează gradul de control pe care un angajator îl are asupra aspectelor financiare ale locului de muncă. În unele profesii, deținerea unui control semnificativ asupra proviziilor utilizate pentru muncă susține statutul de lucrător ca antreprenor independent.

Un mod cert de a distinge un contractant independent de un angajat este prin disponibilitatea serviciilor. Un contractant independent nu este legat de o singură companie și poate face publicitate de servicii; un angajat nu poate face reclama serviciilor decât dacă lucrează în afara companiei ca antreprenor independent.

Testul relației Acest test se referă la modul în care angajatorul și lucrătorul percep relația dintre ei. Dacă se estimează că o relație angajator-muncitor va dura până la sfârșitul unui proiect specific sau pentru o anumită perioadă de timp, atunci lucrătorul este un contractant independent. Pe de altă parte, dacă relația nu are sau nu are limite, lucrătorul este un angajat impozabil. (Pentru mai multe despre relațiile esențiale pentru o întreprindere mică, citiți Întreprinderi mici: este totul despre relații .)

Salarii impozabile Salariile impozabile sunt compensații pentru serviciile prestate și pot include salarii, bonusuri sau cadouri. Unele forme de compensare, cum ar fi rambursarea cheltuielilor de afaceri pentru călătorii sau mese, nu se califică drept salarii impozabile. Pentru ca cheltuielile să nu fie impozabile, angajații trebuie să le verifice prin chitanțe sau rapoarte de cheltuieli. De asemenea, acestea trebuie să fie necesare, rezonabile și legate de afaceri. (Dacă aveți cheltuieli legate de afaceri, asigurați-vă că vă păstrați încasările în ordine. Citiți 10 pași pentru pregătirea impozitului pentru informații despre planificare înainte de 15 aprilie.)

Calcularea reținerii După ce v-ați dat seama care lucrătorii sunt calificați ca angajați impozabili și care sunt salariile salariale impozabile, următorul pas este să calculați suma pe care trebuie să o rețineți pentru impozitele federale, de stat și locale, precum și FICA și FUTA.

Impozite federale Fiecare câștig de plată trebuie să rețină impozitele federale pe venit pentru perioada aplicabilă. IRS are două seturi de tabele fiscale pe care angajatorii le pot utiliza pentru calcularea sumelor reținute: tabelele de pachete salariale și tabelele procentuale.

Tabelele de paranteză salariale sunt separate pentru cinci perioade de salarizare diferite (zilnic, săptămânal, bi-săptămânal, semestrial și lunar). Pentru a determina sumele de reținere, angajatorii aleg perioada de plată aplicabilă și pachetul de salarii pentru angajați, apoi citesc pe tabel în coloana care arată numărul de scutiri solicitate.
Procentajele sunt disponibile pentru opt perioade de salarizare (zilnic, săptămânal, bi-săptămânal, semestrial, lunar, trimestrial, semestrial și anual) și separate de starea civilă. Angajatorii încep prin reducerea salariilor cu valoarea scutirilor solicitate. În continuare, aceștia folosesc tabelul corespunzător stării civile a salariatului și caută suma reținută pe baza pachetului de salarii.

Ca proprietar de afaceri, este responsabilitatea dvs. să analizați cele două seturi de tabele și să determinați care dintre acestea este potrivit pentru afacerea dvs. Tabelele procentuale sunt mai incluse, în ceea ce privește perioadele de salarizare, deci dacă vă aflați într-o situație în care diferiți angajați sunt plătiți la diferite perioade de salarizare, atunci tabelul procentual ar trebui să fie tabelul ales. De exemplu, dacă angajații dvs. sunt plătiți trimestrial, tabelele procentuale vor fi mai potrivite decât tabelele de pachete salariale. Pentru a obține aceste tabele, sunați la IRS sau accesați //www.irs.gov/ și cereți publicațiile 15 și 15-A.
Impozite de stat
Majoritatea statelor folosesc tabele similare cu tabelele fiscale federale și le puteți obține accesând secțiunea fiscală de pe site-ul web al statului dvs. sau contactând Administrația pentru întreprinderile mici. Nu este necesar să rețineți impozitele de stat în jurisdicțiile care nu impun impozite de stat pe venit, cum ar fi Alaska, Florida, Texas, Wyoming și Washington. Alte excepții includ statele ale căror impozite pe veniturile personale sunt un procent fix din impozitul federal, cum ar fi Arizona și unde impozitele de stat reprezintă un procent fix din salariile brute, cum ar fi Pennsylvania.
FICA Legea federală privind contribuțiile în asigurări (FICA) este o lege federală care impune angajatorilor să rețină impozitele pentru securitate socială și medicamente din salariile plătite angajaților. De asemenea, este necesar ca angajatorul și angajatul să plătească fiecare jumătate din impozitul FICA. Impozitele pentru securitate socială și Medicare sunt impuse atât angajatului, la o rată forfetară de 4, 2% pentru securitatea socială, cât și 1, 45% pentru Medicare și, respectiv, un nivel plat al angajatorului de 6, 2% și, respectiv, 1, 45%, creând o taxă FICA combinată de 15, 3% (12, 4% pentru securitatea socială și 2, 9% pentru Medicare). Persoanele care desfășoară activități independente sunt responsabile pentru plata întregului impozit de 13, 3%. (Citiți despre modul în care guvernul determină rata ta impozitului în Laffer Curve Key to Ideal Tax Rate .)

Spre deosebire de impozitele federale și de stat, impozitele FICA nu sunt afectate de numărul de scutiri de reținere solicitate de angajat. Pur și simplu înmulțiți salariul brut al unui angajat cu cota de impozitare aplicabilă pentru a determina cât trebuie să rețineți și cât trebuie să plătiți ca angajator. În 2009 și 2010, impozitul pe Asigurările Sociale se aplică numai primilor 106, 800 USD din venit, numiți de asemenea baza de salarizare a securității sociale. Baza salariilor este ajustată în fiecare an pentru inflație. Impozitul Medicare nu are o limită de venit.
FUTA Impozitele pentru șomaj sau FUTA sunt impozite plătite exclusiv de angajator. Trebuie să plătiți taxe pentru șomaj dacă se aplică una dintre următoarele:

a) Plătiți salarii în valoare de cel puțin 1.500 USD într-un trimestru
b)
Aveți cel puțin un angajat în orice zi dată timp de 20 de săptămâni într-un an calendaristic, indiferent dacă săptămânile sunt consecutive

Cota de impozitare FUTA este de 6, 2% pentru 2011 și este impusă primilor 7.000 USD din salarii pentru fiecare angajat. Cu toate acestea, puteți solicita credite contra impozitului dvs. brut FUTA pentru a reflecta impozitele de stat pe șomaj pe care le plătiți. Dacă plătiți impozitele de stat ale șomajului la scadență, vi se permite să solicitați un credit de 5, 4%, ceea ce reduce efectiv rata de impozitare FUTA la 0, 8%.
Aducând totul împreună
Calcularea impozitelor pe salarii poate fi foarte complicată și este important să trimiteți plăți la timp pentru a evita penalități și comisioane cu întârziere. Plățile fiscale federale pot fi efectuate fie online prin intermediul Sistemului electronic de plăți fiscale federale (EFTPS), fie prin bănci autorizate să accepte plăți federale. Dacă utilizați această din urmă metodă, fiecare plată ar trebui să fie însoțită de formularul 8109, care poate fi obținut apelând la IRS la 1-800-829-4933 sau de pe site-ul IRS. Impozitele FUTA sunt plătite de obicei trimestrial, iar impozitele FICA sunt depuse semestrial sau lunar. IRS transmite, de obicei, proprietarilor de afaceri o notificare la sfârșitul fiecărui an în care se detaliază ce metodă să folosească pentru anul viitor.

În general, actualitatea unui depozit este determinată de data primirii. Cu toate acestea, un depozit trimis prin poștă primit după data scadenței va fi considerat oportun dacă puteți stabili că a fost trimis prin poștă cu cel puțin două zile înainte de data scadenței. Pentru a afla mai multe despre taxele de salarizare ale angajatorilor pentru întreprinderile mici, accesați //www.irs.gov/ sau apelați linia de asistență IRS în direct pentru companii la 1-800-829-4933.

Pentru lectură aferentă, consultați creditul fiscal pentru cheltuielile pentru plan suportate de întreprinderile mici .