Card de credit corporatist
Cardurile de credit corporative sunt cărți de credit emise angajaților companiilor consacrate care le permit să-și perceapă cheltuielile de afaceri autorizate - cum ar fi sejururile la hotel și biletele de avion - fără a fi nevoie să folosească cardul propriu sau în numerar. Aceste carduri, care sunt cunoscute și sub numele de cărți de credit comerciale, pot facilita gestionarea cheltuielilor angajaților (și angajatorilor), iar multe ofera beneficii precum kilometrii de plasa frecvente și accesul la saloanele aeroportului.
Cum funcționează un card de credit corporativ
Cardurile de credit corporative sunt concepute pentru a răspunde nevoilor companiilor consacrate - de obicei, cele cu venituri anuale de cel puțin 4 milioane de dolari, utilizatori de carduri de 15 plus și taxe proiectate de 250.000 USD sau mai mult în fiecare an. În timp ce majoritatea întreprinderilor, inclusiv proprietățile unice și DBA-urile, pot obține un card de credit de afaceri mic, cardurile corporative (așa cum sugerează și numele) sunt rezervate corporațiilor. Aceasta înseamnă că compania trebuie să fie structurată și înregistrată ca o corporație S sau C pentru a fi eligibilă.
Principalii emitenți de carduri de credit, precum American Express, Capital One, Citibank, Chase și Wells Fargo, oferă cărți de credit corporative. Cardurile sunt emise în funcție de sănătatea financiară a companiei - nu de finanțele personale ale proprietarilor. Emitenții de carduri pot, de exemplu, să solicite companiei să aibă financiar puternic, plus o lichiditate bună și un flux de numerar.
Emitenții de carduri de credit corporative doresc, de obicei, să vadă situațiile financiare auditate recente ale unei companii, detalii despre structura și organizarea companiei, informații fiscale (inclusiv un cod fiscal fiscal) și informații de contact pentru un ofițer al companiei care este autorizat să facă afaceri în numele companie - cum ar fi un proprietar, președinte sau trezorier.
Cheie de luat cu cheie
- Cardurile de credite corporative facilitează gestionarea cheltuielilor pentru angajatori și angajați.
- Cardurile corporative sunt emise către companii mai mari, consacrate și diferă de cărțile de vizită care sunt disponibile exclusiv pentru proprietățile și DBA-urile.
- Este important ca angajații să învețe și să urmeze politicile privind cardurile de credit ale companiei lor înainte de a percepe orice taxe.
- În funcție de card, fie un angajat, fie angajatorul va fi responsabil pentru plata facturii cardului de credit.
Un angajator poate oferi anumitor angajați un card corporativ, astfel încât să poată plăti cheltuielile de afaceri aprobate, cum ar fi hoteluri, mese, mașini de închiriat și zboruri și, de asemenea, să acceseze numerar la ATM-uri, toate fără a utiliza fondurile proprii sau un avans al companiei. Numele companiei va fi pe card, împreună cu numele angajatului ca deținător al cardului desemnat. Semnătura angajatului se întinde pe spatele cardului, la fel cum ar fi pe un card de credit personal.
Tipuri de carduri de credit corporative
În funcție de tipul cardului de credit corporativ, angajatul sau angajatorul vor fi responsabili de plata facturii cardului de credit. Cu un card de răspundere individuală, angajatul este responsabil pentru plata emitentului cardului de credit direct pentru orice taxe, plus depunerea unui raport de cheltuieli și obținerea unei rambursări de la angajator. Emitentul cardului de credit verifică creditul angajatului înainte de a le oferi un card, dar este un „soft pull” care nu le va afecta scorul de credit.
Dacă este vorba despre un card de răspundere corporativă, angajatorul plătește factura pentru orice taxe aprobate (deși angajatul poate fi pe cârlig să plătească emitentului direct pentru orice cheltuieli neautorizate sau personale). Deoarece compania este responsabilă de plata facturii, emitentul cardului de credit nu va verifica în mod normal creditul angajatului, însă persoana respectivă va fi probabil responsabilă pentru depunerea rapoartelor de cheltuieli obișnuite, astfel încât compania să poată reconcilia situațiile cardului în fiecare lună.
Înainte ca un angajat să folosească un card de credit corporativ, ar trebui să afle cine este responsabil de plata facturii în fiecare lună. Dacă sunt responsabili, ar trebui să înființeze un sistem care să se asigure că plățile sunt la timp și că au fondurile la îndemână pentru a acoperi soldul.
Beneficiile unui card de credit corporativ
Un avantaj esențial al unui card de credit corporativ este acela că ușurează gestionarea cheltuielilor - atât pentru angajați cât și pentru angajatori. Din perspectivă de afaceri, o carte corporativă permite angajatorilor să limiteze cât de mult pot cheltui deținătorii de carduri pentru fiecare tranzacție, pe categorii de cheltuieli sau în ansamblu. De asemenea, compania poate controla unde poate fi utilizată o carte, limitând achizițiile la comercianți, tipuri de comercianți și locații specifice.
Din punct de vedere al angajaților, un card de răspundere corporativă poate însemna scutire financiară, deoarece elimină nevoia de a plăti în avans pentru cheltuielile legate de afaceri și apoi aștepta rambursări. Un alt beneficiu este că unele carduri de credit corporative oferă raportare electronică a cheltuielilor care populează automat rapoartele de cheltuieli ale companiei cu informații despre cumpărare - o caracteristică care face mai ușoară (adică, mai puțin complicată) trimiterea de rapoarte în timp util și exacte.
Un alt avantaj important este că, în funcție de angajator, deținătorii de carduri pot fi capabili să păstreze orice recompense pe care o obțin în timp ce utilizează un card de credit corporativ. Aceștia pot, de exemplu, să poată câștiga și răscumpăra recompense pentru un program de pliante frecvente sau un program frecvent invitat al unui hotel. Desigur, angajatorul poate decide să păstreze recompensele pentru a compensa costurile corporative anuale sau pentru a oferi stimulente angajaților cu performanțe. Cu toate acestea, multe companii mai mari permit angajaților să profite de beneficiile programelor de recompense, deoarece acest lucru poate îmbunătăți moralul angajaților.
În plus față de programele de recompense, multe carduri de credit corporative oferă beneficii pe care călătorii frecventați le vor aprecia, cum ar fi accesul la saloanele aeroportului (un plus uriaș dacă un călător are o disponibilitate îndelungată), servicii de asistență de călătorie și de urgență, înlocuirea cardurilor de urgență și plata banilor, și renunțarea la daune de coliziune pentru închirieri de mașini. Citiți amprenta fină a contractului cu cardul de credit pentru a vă asigura că înțelegeți cum funcționează aceste beneficii. Pentru a activa acoperirea automată atunci când închiriați o mașină, de exemplu, trebuie să completați întreaga tranzacție cu cardul de credit acoperit și să renunțați la renunțarea la daune de coliziune ale companiei de închiriere. În caz de îndoială, apelați numărul de pe spatele cardului.
Politicile companiei pentru cardurile de credit corporative
Angajații ar trebui să cunoască politicile companiei lor cu privire la cardurile corporative din prim-plan pentru a evita greșelile care ar putea duce la coșmaruri contabile - sau mai rău. Deținătorii de carduri ar trebui să se familiarizeze cu cerințele generale de cheltuieli și raportare ale companiei lor și să afle dacă au limite de cheltuieli care se aplică anumitor categorii. De asemenea, este important să aflați despre orice reguli specifice fiecărui departament sau poziție. Directorii companiei, de exemplu, vor avea, probabil, profiluri de cheltuieli diferite decât, de exemplu, managementul mijlociu.
Odată ce un deținător de card învață politicile companiei sale, ar trebui să le respecte. Dacă își folosesc cardul pentru a cumpăra ceva care nu este o cheltuială de afaceri aprobată, le poate face să arate rău în ochii angajatorului lor - chiar dacă este o greșeală sinceră. Mai mult, multe companii mari au un manager de carduri de călătorie și de divertisment pe personal care ar putea audita cheltuielile angajaților în orice moment. Este important ca deținătorii de carduri să utilizeze bunul simț pentru a decide dacă o taxă pe care urmează să o facă sunt 100% legate de job. În caz contrar, ar trebui să îl plaseze pe cardul personal și să le sorteze mai târziu, dacă se simt îndreptățite la o rambursare completă sau parțială.
Pentru a evita coșmarurile contabile - sau mai rău - nu amestecați cheltuielile personale cu cheltuielile de afaceri.
Înainte de activarea unui card de credit corporativ, un angajator poate oferi (sau necesita) sesiuni de pregătire personală sau online a cardurilor de credit concepute pentru a ajuta angajații să învețe politicile. În plus, un angajator poate posta și actualiza politicile pe site-ul său Intranet. Este întotdeauna o idee bună să fiți informați, să urmați regulile și să evitați să faceți orice care ar putea duce la o hârtie suplimentară sau să fie interpretat ca o fraudă. Deținătorii de carduri care au întrebări cu privire la politicile angajatorului lor trebuie să contacteze persoana (sau departamentul) care gestionează programul.
Considerații speciale pentru cardurile de credit corporative
În afară de înțelegerea și respectarea politicilor companiei cu privire la limitele de cheltuieli, tipurile de cheltuieli care sunt permise și modul în care sunt gestionate rapoartele de cheltuieli, este important ca angajații să fie conștienți că, dacă ei - și nu angajatorul lor - sunt responsabili de plata facturii cu cardul de credit, scorul de credit ar putea scădea dacă ar rămâne în urmă la plăți. AmEx, de exemplu, raportează conturile la un birou de credit dacă contul devine scăzut cu 180 de zile. Este o idee bună să configurați o alertă prin e-mail ca un memento pentru momentul în care aceste plăți sunt scadente.
La fel ca orice card de credit, angajații ar trebui să își trateze cardul de credit corporativ cu grijă și să-l păstreze într-un loc sigur pentru a preveni furtul sau pierderea. Dacă un card este pierdut sau furat, acesta trebuie raportat cât mai curând posibil, astfel încât cardul să poată fi anulat și înlocuit.