Sistem de informații contabile (AIS)
Un sistem de informații contabile (AIS) implică colectarea, stocarea și procesarea datelor financiare și contabile utilizate de utilizatorii interni pentru a raporta informații investitorilor, creditorilor și autorităților fiscale. Este, în general, o metodă bazată pe computer pentru urmărirea activității contabile împreună cu resursele tehnologiei informației. Un AIS combină practicile contabile tradiționale, cum ar fi utilizarea principiilor de contabilitate general acceptate (GAAP), cu resursele moderne de tehnologie a informației.
Utilizarea sistemelor informatice de contabilitate (AIS)
Un sistem de informații contabile conține diverse elemente importante în ciclul contabil. Deși informațiile conținute într-un sistem variază în funcție de industrii și dimensiuni de afaceri, un AIS tipic include date referitoare la venituri, cheltuieli, informații despre clienți, informații despre angajați și informații fiscale. Datele specifice includ comenzi de vânzare și rapoarte de analiză, solicitări de cumpărare, facturi, registre de cecuri, inventar, salarizare, registru, soldul de încercare și informații privind situațiile financiare.
Un sistem de informații contabile trebuie să aibă o structură a bazei de date pentru stocarea informațiilor. Această structură a bazei de date este de obicei programată cu un limbaj de interogare care permite manipularea tabelelor și a datelor. Un AIS are numeroase câmpuri pentru a introduce date, precum și pentru a edita datele stocate anterior. În plus, sistemele de informații contabile sunt adesea platforme foarte securizate, cu măsuri preventive luate împotriva virușilor, hackerilor și a altor surse externe care încearcă să colecteze informații. Securitatea cibernetică este din ce în ce mai importantă, din ce în ce mai multe companii își stochează datele în format electronic.
Diferitele rezultate ale unui sistem de informații contabile exemplifică versatilitatea capacităților sale de manipulare a datelor. Un AIS produce rapoarte, inclusiv rapoarte de îmbătrânire a conturilor pe baza informațiilor clienților, planificări de depreciere pentru mijloacele fixe și solduri de încercare pentru raportarea financiară. De asemenea, pot fi reproduse listele de clienți, calculele de impozitare și nivelurile de inventar. Cu toate acestea, corespondențele, memoriile sau prezentările nu sunt incluse în AIS, deoarece aceste articole nu sunt legate direct de raportarea financiară sau de evidență a companiei.
Beneficiile sistemelor informatice de contabilitate
Interfațare interdepartamentală
Un sistem de informații contabile se străduiește să interfețe între mai multe departamente. În cadrul sistemului, departamentul de vânzări poate încărca bugetul de vânzări. Aceste informații sunt folosite de echipa de management a stocurilor pentru efectuarea numărărilor de inventar și a achiziției de materiale. La achiziționarea inventarului, sistemul poate notifica noua factură departamentului plătitor de conturi. Un AIS poate, de asemenea, să partajeze informații despre o nouă comandă, astfel încât departamentele de producție, transport și servicii pentru clienți să fie la curent cu vânzarea.
Controale interne
O parte integrantă a sistemelor de informații contabile se referă la controale interne. Politicile și procedurile pot fi plasate în sistem pentru a asigura menținerea informațiilor sensibile despre clienți, furnizori și afaceri în cadrul unei companii. Prin utilizarea aprobărilor de acces fizic, a cerințelor de conectare, a jurnalelor de acces, a autorizațiilor și a segregării îndatoririlor, utilizatorii pot fi limitați la numai informațiile relevante necesare pentru a-și îndeplini funcția de afaceri.
Compararea conturilor de investiții Denumirea furnizorului Descrierea divulgatorului de publicitate × Ofertele care apar în acest tabel provin din parteneriate de la care Investopedia primește compensații.