Introducere în sistemele de informații contabile - AIS

Un sistem de informații contabile (AIS) este o structură pe care o întreprindere o folosește pentru colectarea, stocarea, administrarea, procesarea, preluarea și raportarea datelor sale financiare, astfel încât să poată fi utilizată de contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, ofițeri financiari șefi (CFO), auditori, autorități de reglementare și agenții fiscale.

Contabilii special instruiți lucrează în profunzime cu AIS pentru a asigura cel mai înalt nivel de precizie în tranzacțiile financiare și pentru păstrarea înregistrărilor unei companii, precum și pentru a furniza ușor datele financiare pentru cei care au nevoie în mod legitim de acces la acestea - toate păstrând datele intacte și sigure .

Sistemele informaționale de contabilitate constau, în general, din șase componente principale: oameni, proceduri și instrucțiuni, date, software, infrastructura tehnologiei informației și controale interne. Să analizăm în detaliu fiecare componentă.

Introducere în sistemele de informații contabile

1. Oameni AIS

Oamenii dintr-un AIS sunt pur și simplu utilizatorii sistemului. Profesioniștii care pot avea nevoie să folosească AIS-ul unei organizații includ contabili, consultanți, analiști de afaceri, manageri, ofițeri financiari șefi și auditori. Un AIS ajută diferitele departamente din cadrul unei companii să lucreze împreună.

De exemplu, conducerea poate stabili obiective de vânzare pentru care personalul poate comanda apoi cantitatea corespunzătoare de inventar. Ordinul de inventar notifică departamentul de contabilitate un nou plătitor. Când se fac vânzări, vânzătorii pot introduce comenzi pentru clienți, contabilitatea poate factura clienții, depozitul poate asambla comanda, departamentul de expediere o poate trimite și departamentul de contabilitate este înștiințat cu privire la o nouă creanță. Departamentul de servicii pentru clienți poate urmări expedierile clienților, iar sistemul poate crea rapoarte de vânzări pentru management. Managerii pot vedea, de asemenea, costurile de inventar, costurile de transport, costurile de fabricație și așa mai departe.

Cu un AIS bine conceput, toți cei din cadrul unei organizații care este autorizat să facă acest lucru pot accesa același sistem și obține aceleași informații. AIS simplifică, de asemenea, obținerea de informații către persoane din afara organizației, atunci când este necesar.

De exemplu, consultanții ar putea utiliza informațiile dintr-un AIS pentru a analiza eficacitatea structurii prețurilor companiei, consultând date despre costuri, date despre vânzări și venituri. De asemenea, auditorii pot folosi datele pentru a evalua controalele interne ale companiei, starea financiară și conformitatea cu Sarbanes-Oxley Act (SOX).

AIS ar trebui proiectat pentru a răspunde nevoilor persoanelor care îl vor utiliza. De asemenea, sistemul ar trebui să fie ușor de utilizat și ar trebui să îmbunătățească, nu să împiedice eficiența.

2. Proceduri și instrucțiuni

Procedura și instrucțiunile unui AIS sunt metodele pe care le folosește pentru colectarea, stocarea, preluarea și procesarea datelor. Aceste metode sunt atât manuale, cât și automatizate. Datele pot proveni atât din surse interne (de exemplu, angajați) cât și din surse externe (de exemplu, comenzile online ale clienților). Procedurile și instrucțiunile vor fi codate în software-ul AIS - ar trebui, de asemenea, să fie „codate” angajaților prin documentare și instruire. Pentru a fi eficiente, procedurile și instrucțiunile trebuie respectate în mod consecvent.

3. Date AIS

Pentru a stoca informații, un AIS trebuie să aibă o structură de bază de date, cum ar fi limbajul de interogare structurat (SQL), un limbaj de calculator utilizat în mod obișnuit pentru bazele de date. AIS va avea nevoie, de asemenea, de diverse ecrane de intrare pentru diferitele tipuri de utilizatori de sistem și de introducere a datelor, precum și de diferite formate de ieșire pentru a satisface nevoile utilizatorilor diferiți și diferite tipuri de informații.

Datele conținute într-un AIS sunt toate informațiile financiare pertinente pentru practicile comerciale ale organizației. Orice date de afaceri care au impact asupra finanțelor companiei ar trebui să intre într-un AIS.

Tipul de date incluse într-un AIS va depinde de natura afacerii, dar poate consta în următoarele:

• comenzile de vânzări
• declarații de facturare a clienților
• rapoarte de analiză a vânzărilor
• referate de cumpărare
• facturile furnizorului
• verifică registrele
• Registrul general
• date de inventar
• informații despre salarii
• pontaj
• informatii fiscale

Aceste date pot fi apoi utilizate pentru a pregăti situații și rapoarte contabile, precum conturile de îmbătrânire a creanțelor, planificările de amortizare / amortizare, soldul de încercare, profitul și pierderea etc. A avea toate aceste date într-un singur loc - în AIS - facilitează înregistrarea, raportarea, analiza, auditul și luarea deciziilor unei întreprinderi. Pentru ca datele să fie utile, acestea trebuie să fie complete, corecte și relevante.

Pe de altă parte, exemple de date care nu ar intra într-un AIS includ memorii, corespondență, prezentări și manuale. Aceste documente ar putea avea o relație tangențială cu finanțele companiei, dar, excluzând notele de subsol standard, acestea nu sunt într-adevăr parte din evidența financiară a companiei.

4. Software AIS

Componenta software a unui AIS este programele de calculator utilizate pentru stocarea, preluarea, prelucrarea și analizarea datelor financiare ale companiei. Înainte de a exista computere, un AIS era un sistem manual, bazat pe hârtie, dar astăzi, majoritatea companiilor folosesc software pentru computere ca bază a AIS. Întreprinderile mici ar putea utiliza cărțile rapide ale Intuit sau Contabilitatea Sage 50, dar există și altele. Întreprinderile mici și mijlocii ar putea folosi SAP Business One. Întreprinderile mijlocii și mari pot folosi Dynamics GP Microsoft, MAS 90 sau MAS 200 Sage Group, Oracle’s PeopleSoft sau Epicor Financial Management.

Calitatea, fiabilitatea și securitatea sunt componente cheie ale unui software AIS eficient. Managerii se bazează pe informațiile pe care le produce pentru a lua decizii pentru companie și au nevoie de informații de înaltă calitate pentru a lua decizii solide.

Programele software AIS pot fi personalizate pentru a răspunde nevoilor unice ale diferitelor tipuri de afaceri. Dacă un program existent nu răspunde nevoilor unei companii, software-ul poate fi, de asemenea, dezvoltat intern, cu aport substanțial de la utilizatorii finali sau poate fi dezvoltat de o companie terță special pentru organizație. Sistemul ar putea fi chiar subcontractat unei companii specializate.

Pentru companiile comerciale tranzacționate public, indiferent de programele software și opțiunile de personalizare pe care le alege firma, reglementările Sarbanes-Oxley vor dicta într-o oarecare măsură structura AIS. Acest lucru se datorează faptului că reglementările SOX stabilesc controale interne și proceduri de audit pe care trebuie să le respecte companiile publice.

5. Infrastructura IT

Infrastructura tehnologiei informației este doar un nume de lux pentru hardware-ul folosit pentru a opera sistemul de informații contabile. Majoritatea acestor articole hardware pe care o afacere ar trebui să le aibă oricum, inclusiv computere, dispozitive mobile, servere, imprimante, protectoare de supratensiune, routere, suporturi de stocare și, eventual, alimentare de rezervă. În plus față de costuri, factorii de luat în considerare în selectarea hardware includ viteza, capacitatea de stocare și dacă poate fi extins și modernizat.

Poate cel mai important, hardware-ul selectat pentru un AIS trebuie să fie compatibil cu software-ul prevăzut. În mod ideal, nu ar fi doar compatibil, dar optim - un sistem neplăcut va fi mult mai puțin util decât unul rapid. Unul dintre modurile în care întreprinderile pot îndeplini cu ușurință cerințele de compatibilitate hardware și software este achiziționând un sistem la cheie care include atât hardware-ul, cât și software-ul de care are nevoie afacerea. Achiziționarea unui sistem la cheie înseamnă, teoretic, că afacerea va obține o combinație optimă de hardware și software pentru AIS.

Un AIS bun ar trebui să includă, de asemenea, un plan pentru menținerea, deservirea, înlocuirea și modernizarea componentelor sistemului hardware, precum și un plan pentru eliminarea hardware-ului spart și depășit, astfel încât datele sensibile să fie complet distruse.

6. Controale interne

Controalele interne ale unui AIS sunt măsurile de securitate pe care le conține pentru protejarea datelor sensibile. Acestea pot fi la fel de simple precum parolele sau la fel de complexe precum identificarea biometrică. Un AIS trebuie să aibă controale interne pentru a proteja împotriva accesului la computer neautorizat și pentru a limita accesul utilizatorilor autorizați, care include unii utilizatori din cadrul companiei. De asemenea, acesta trebuie să împiedice accesul neautorizat la fișiere de către persoane cărora li se permite să acceseze doar anumite părți ale sistemului.

Un AIS conține informații confidențiale care aparțin nu doar companiei, ci și angajaților și clienților. Aceste date pot include numere de securitate socială, informații despre salarii, numere de cărți de credit etc. Toate datele dintr-un AIS ar trebui să fie criptate, iar accesul la sistem ar trebui să fie înregistrat și controlat. Activitatea sistemului ar trebui, de asemenea, să fie urmărită.

Un AIS are nevoie, de asemenea, de controale interne care îl protejează de virușii computerului, hackerii și alte amenințări interne și externe la adresa securității rețelei. De asemenea, trebuie protejat împotriva dezastrelor naturale și a supratensiunilor care pot cauza pierderi de date.

Cum funcționează un AIS în viața reală

Am văzut cum un AIS bine proiectat permite unei afaceri să funcționeze fără probleme zilnic sau împiedică funcționarea acestuia dacă sistemul este prost conceput. A treia utilizare pentru un AIS este că, atunci când o afacere are probleme, datele din AIS-ul său pot fi folosite pentru a descoperi povestea a ceea ce a mers prost.

Cazurile WorldCom și Lehman Brothers oferă două exemple.

În 2002, auditorii interni WorldCom, Eugene Morse și Cynthia Cooper, au utilizat AIS-ul companiei pentru a descoperi 4 miliarde de dolari în alocări frauduloase de cheltuieli și alte înregistrări contabile. Ancheta lor a dus la rezilierea CFO Scott Sullivan, precum și la o nouă legislație - secțiunea 404 din Sarbanes-Oxley Act, care reglementează controalele și procedurile financiare interne ale companiilor.

La investigarea cauzelor prăbușirii Lehman, o revizuire a AIS și a altor sisteme de date a fost o componentă esențială, împreună cu colectarea și revizuirea documentelor, plus interviurile martorilor. Căutarea cauzelor eșecului companiei „a necesitat o investigație extinsă și revizuirea sistemelor de operare, tranzacționare, evaluare, sisteme financiare, contabile și alte date ale Lehman”, conform raportului examinatorului de 2.200 de pagini, cu nouă volume.

Sistemele Lehman oferă un exemplu despre modul în care un AIS nu ar trebui să fie structurat. Raportul examinatorului Anton R. Valukas afirmă: „La momentul înregistrării sale în faliment, Lehman a menținut un patchwork de peste 2.600 de sisteme și aplicații software ... Multe dintre sistemele Lehman erau arcane, depășite sau non-standard."

Examinatorul a decis să-și concentreze eforturile pe cele 96 de sisteme care păreau cele mai relevante. Această examinare a necesitat instruire, studiu și încercare și eroare doar pentru a învăța cum să folosiți sistemele.

Raportul lui Valukas a menționat, de asemenea, "sistemele lui Lehman erau extrem de interdependente, dar relațiile lor erau dificil de descifrat și nu erau bine documentate. A fost nevoie de eforturi extraordinare pentru a debloca aceste sisteme pentru a obține informațiile necesare."

(De asemenea, consultați Studiul de caz: prăbușirea fraților Lehman. )

Linia de jos

Cele șase componente ale unui AIS lucrează împreună pentru a ajuta angajații cheie să colecteze, să stocheze, să gestioneze, să proceseze, să recupereze și să raporteze datele lor financiare. A avea un sistem de informații contabile bine dezvoltat și întreținut eficient și precis este o componentă indispensabilă a unei afaceri de succes.

(Aflați cum puteți obține un loc de muncă în acest domeniu, citiți un Ghid pentru cariere în sistemele de informații contabile .)