Cum să completați un formular I-9 (pas cu pas)

Când angajați un nou angajat, trebuie să verificați dacă persoana este eligibilă legal să lucreze în Statele Unite. După ce ați făcut o ofertă de muncă (dar nu înainte), noul angajat trebuie să demonstreze eligibilitatea de a lucra în SUA completând Formularul I-9, Verificarea eligibilității pentru angajare.

În calitate de angajator, este responsabilitatea dvs. să vedeți că acest formular din serviciile de cetățenie și imigrare din SUA este completat de către angajat și dvs.. Păstrați formularul cu alte documente de muncă - nu îl depuneți la guvern.

(Pentru mai multe despre responsabilitățile angajatorilor la angajare, consultați „8 lucruri pe care angajatorii nu li se pot cere.”)

Completarea unui formular I-9

Formularul I-9 este conceput pentru a obține informații de la noi angajați care demonstrează eligibilitatea lor de a lucra legal în SUA Niciun lucrător nu este scutit de a completa formularul.

Formularul I-9 este format din trei părți:

1. Partea I: Pentru angajat, care stabilește identitatea

Această parte a formularului este completată de către angajat. Acesta include informații, cum ar fi numele complet, adresa, data nașterii, numărul de securitate socială (dacă este cazul), adresa de e-mail și numărul de telefon (adresa de e-mail și numărul de telefon sunt opționale).

Această parte este folosită, de asemenea, pentru a atesta - sub pedeapsa de sperjur - că persoana este eligibilă legal să lucreze în Statele Unite, deoarece este:

• Un cetatean
• Cetățean nerezident al Statelor Unite
• Un rezident permanent legal
• Un străin autorizat să lucreze în SUA Angajatul trebuie să introducă data de expirare a acestei autorizații, dacă este cazul.

Un angajat străin și autorizat să lucreze trebuie să introducă numărul de înregistrare al străinului (un „număr A”, care este un număr unic de 7-8, sau 9 cifre alocat unui străin) sau un număr de admitere al formularului I-94 .

Angajatul trebuie să semneze formularul și să îl dateze. Declarațiile false pot duce la amenzi și / sau închisoare.

Unii angajați pot avea nevoie de asistență pentru a completa porțiunea din formular. Dacă angajatul este minor sau handicapat (sau are nevoie de traducere), persoana care ajută la completarea formularului (pregătitor și / sau traducător) trebuie să introducă și numele și adresa, precum și semnarea formularului (de asemenea, sub pedeapsă de sperjur).

2. Partea II: Pentru angajator, Revizuirea documentelor angajatului

Această parte a formularului este completată de angajator. Acesta descrie documentele pe care angajatorul le-a revizuit pentru a verifica eligibilitatea angajării. Angajatorul ar trebui să întreprindă această acțiune în termen de trei zile din prima zi de angajare. Angajatorul poate - dar nu i se cere să creeze o copie a documentului (documentelor) prezentate.

Există trei liste de documente care pot fi utilizate. Tipul de documente utilizate dictează partea din partea a II-a pe care angajatorul trebuie să o completeze.

Lista A: Documentele din această listă stabilesc atât identitatea angajatului, cât și autorizația de angajare. Un angajat trebuie să prezinte doar una dintre următoarele forme pentru a satisface cerința documentului:

• Pașaport american (sau cod pașaport american)
• Card de rezident permanent („carte verde”) sau carte de primire a înregistrării străine (tehnic, cartea verde este Formularul I-551)
• Pașaport străin cu timbru I-551 temporar
• Document de autorizare de angajare care conține o fotografie (formularul I-766)
• Pentru un străin non-imigrant autorizat să lucreze: un pașaport străin și Formularul I-94 (sau 94A) și o aprobare a statutului de non-imigrant al străinului, atât timp cât nu a expirat
• Pașaport din statele federative din Micronezia, Republica Insulele Marshall

Lista B: Documentele din această listă arată identitatea angajatului. Dacă un angajat nu are un document din Lista A, el trebuie să producă un document din Lista B, plus un document din lista C (mai jos).

• Permisul de conducere sau cardul de identitate eliberat de un stat (atâta timp cât conține o identitate foto și alte informații personale)
• ID-ul școlii cu o fotografie
• Cardul de înregistrare al alegătorului
• Cartea militară americană sau proiectul de evidență
• Cartea de identitate a dependentului militar
• Cardul US Marine Guard Mercant de coastă
• Document tribal autohton american
• Permis de conducere eliberat de o autoritate guvernamentală canadiană

Pentru minorii (sub 18 ani) care nu pot produce unul dintre documentele din lista B, documentele alternative acceptabile pentru a dovedi identitatea angajatului includ o fișă școlară sau un buletin de raport; client, medic sau registru de spital; sau o evidență școlară de zi sau de creșă.

Lista C: Acest document stabilește autorizația angajatului de a lucra în Statele Unite. Din nou, dacă angajatul nu poate produce un document din Lista A, acesta trebuie să producă unul din Lista B și unul din Lista C.

• Card de număr de cont de securitate socială (cu excepția cazului în care cardul spune: nu este valabil pentru angajare, valabil numai pentru lucrul cu autorizație INS sau valabil pentru muncă numai cu autorizație DHS)
• Certificarea nașterii în străinătate eliberată de Departamentul de Stat (formularul FS-545)
• Certificarea raportului de naștere emis de Departamentul de Stat (Formularul DS-1350)
• Copie originală sau certificată a unui certificat de naștere emis de un stat, județ, autoritate municipală sau teritoriu al SUA care are un sigiliu oficial
• Document tribal autohton american
• Cartea de identitate a cetățeanului american (formularul I-197)
• Cartea de identificare pentru utilizarea unui cetățean rezident în Statele Unite (Formularul I-179)
• Document de autorizare de angajare emis de Departamentul Securității Interne

Ca și în cazul angajatului, angajatorii trebuie să ateste, sub pedeapsa de sperjur, că au revizuit documentele necesare, cred că sunt autentici și cred că, din cele mai bune cunoștințe, că angajatul este autorizat să lucreze în SUA Pe lângă semnarea secțiunea de certificare, angajatorul trebuie să noteze prima zi de angajare a angajatului, precum și alte informații ale angajatorului (numele întreprinderii, titlul persoanei care semnează formularul și adresa firmei).

3. Partea a III-a: Pentru angajator, când reîncadrarea

Această parte a formularului este completată doar de către angajator, dar este utilizată doar în cazul re-verificării la reangajarea unui angajat. Dacă un angajat este reangajat în termen de trei ani de la data I-9 inițiale, angajatorul poate opta pentru completarea acestei secțiuni sau a unui nou I-9.

Dacă este necesară completarea acestei părți, angajatorul nu face decât să enumere numele angajatului (sau numele nou dacă angajatul a avut o schimbare de nume) și data reîncadrării. Dacă autorizația anterioară de angajare a expirat, dar acum a fost prelungită, introduceți informații despre documentul care stabilește o astfel de autorizație (titlul documentului, numărul și data nouă de expirare a autorizației de angajare).

Ca și în cazul celorlalte părți, angajatul trebuie să semneze, sub pedeapsa de sperjur, că consideră că documentul prezentat este autentic și că angajatul este autorizat să lucreze în Statele Unite.

Linia de jos

Angajatorii trebuie să păstreze I-9 pentru cel mai târziu de trei ani de la data angajării sau un an de la data încheierii angajării. Din când în când, guvernul federal poate să vă examineze registrul de muncă. Dacă nu produceți I-9s, puteți face obiectul pedepselor civile și / sau penale. Găsiți mai multe informații despre I-9 din „Manual pentru angajatori: Instrucțiuni pentru completarea formularului I-9”. Pentru orice întrebări suplimentare despre I-9, vă puteți consulta și cu un avocat pentru ocuparea forței de muncă.

(Proprietarii de afaceri pot fi, de asemenea, interesați „Completarea formularelor 1099” și „Completarea formularului 4562, pas cu pas.)