Completarea formularului W-9

Dacă lucrați ca freelancer sau antreprenor independent, majoritatea clienților dvs. ar trebui să vă solicite să completați formularul IRS W-9, Cerere pentru număr de identificare și certificare pentru contribuabili. Acest formular ajută întreprinderile să primească informații cheie de la furnizorii lor pentru a pregăti returnări de informații pentru IRS. Întreprinderile trebuie să depună declarații de informații folosind Formularul 1099-MISC ori de câte ori plătesc un freelancer sau un contractant independent un total de 600 USD sau mai mult pe parcursul anului (consultați Scopul formularelor 1099 ).

Clienții dvs. vor utiliza informațiile de pe W-9 pentru a pune numele, numele companiei, adresa și numărul de identificare a contribuabilului (TIN) în numărul 1099-MISC pe care îl depun despre dvs. Vă vor trimite un exemplar de 1099-MISC către IRS și o altă copie pentru dvs. la sfârșitul lunii ianuarie, după sfârșitul anului fiscal.

Alte circumstanțe pentru care vi s-ar putea solicita completarea unui W-9 includ:

• anumite tranzacții imobiliare
• dobânda ipotecară plătită
• achiziționarea sau abandonarea bunurilor asigurate
• anularea datoriei
• contribuții la un acord individual de pensionare (IRA)

(Pentru mai multe despre utilizările sale - și când ar trebui să întrebi dacă trebuie să semnezi una - citiți Scopul formularului W-9 .)

Instrucțiuni pas cu pas

Formularul W-9 este unul dintre formularele IRS cel mai ușor de completat, dar dacă formularele de impozitare vă fac nervosi, nu vă faceți griji. Vă vom parcurge modalitatea corectă de a o finaliza.

Pasul 1: Introduceți numele dvs. așa cum se arată în declarația fiscală. Ușor, nu?

Pasul 2: Introduceți numele companiei dvs. sau numele „entității ignorate”, dacă este diferit de numele introdus pentru pasul 1. De exemplu, puteți fi o proprietate exclusivă, dar în scopuri de marketing, nu folosiți numele dvs. personal ca Nume de afaceri; în schimb, „faceți afaceri ca” alt nume. Ați introduce aici numele. În ceea ce privește partea entității ignorate, dacă nu știți ce este, probabil nu sunteți una. Cel mai frecvent tip de entitate ignorat este o societate cu răspundere limitată cu un singur membru. Proprietățile unice și corporațiile S nu sunt niciodată clasificate ca entități ignorate.

Pasul 3: Ce tip de entitate de afaceri sunteți pentru clasificarea fiscală federală: proprietate exclusivă, parteneriat, corporație C, corporație S, trust / proprietate, societate cu răspundere limitată sau „alta”? Bifează caseta corespunzătoare. Dacă nu sunteți sigur, sunteți probabil o singură proprietate, deoarece ar fi trebuit să depuneți o mulțime de documente pentru a deveni una dintre celelalte entități.

Pasul 4: Excepții. Probabil că vei lăsa aceste cutii goale. Iată câteva excepții:

1. Plătitorii care sunt scutiți de reținerea copiilor de rezervă, cum ar fi corporațiile (în majoritatea cazurilor), ar putea fi necesar să introducă un cod în caseta „Scutirea codului plătitor”. Instrucțiunile Formularului W-9 listează beneficiarii scutiți și codurile acestora și tipurile de plăți pentru care ar trebui utilizate aceste coduri. Corporațiile care completează un W-9 pentru primirea plăților de dobânzi sau dividende, de exemplu, ar introduce codul „5.”

2. Plătitorii care sunt scutiți de raportare în temeiul Legii conformității impozitelor asupra conturilor străine (FATCA) ar putea avea nevoie să introducă un cod în caseta „Scutire de la codul de raportare FATCA”. Niciuna dintre aceste cutii nu se va aplica contractantului independent independent sau profesionistului independent.

Pasul 5: Furnizați adresa dvs. de stradă, orașul, statul și codul poștal. Ce se întâmplă dacă adresa dvs. de origine este diferită de adresa de afaceri? Ce adresă trebuie să furnizați în formularul W-9? Folosiți adresa pe care o veți utiliza în declarația de impozit. De exemplu, dacă sunteți unicul proprietar care închiriază spațiul de birou, dar depuneți declarația fiscală folosind adresa de domiciliu, introduceți adresa de domiciliu în formularul W-9, astfel încât IRS să nu aibă probleme de potrivire a anului 1099 cu formularul 1040 .

Pasul 6: În acest pas opțional, puteți furniza numele și adresa solicitantului. S-ar putea să doriți să completați această casetă pentru a ține o evidență a căreia i-ați furnizat numărul de identificare fiscală.

Pasul 7: IRS numește această secțiune Partea I, care trebuie să te facă să te întrebi care au fost toți acești pași pe care tocmai ai finalizat-o. Aici, trebuie să furnizați numărul de identificare fiscală al întreprinderii dvs., care va fi numărul dvs. individual de securitate socială (SSN) dacă sunteți o proprietate exclusivă, sau numărul de identificare al angajatorului dvs. (EIN) dacă sunteți un alt tip de afacere. Acum, unele proprietăți unice au și EIN-uri, dar IRS preferă ca proprietarii unici să utilizeze SSN-urile lor sub formularul W-9. Din nou, făcând acest lucru va face mai ușor să se potrivească cu orice 1099 pe care le primiți cu declarația fiscală, pe care o veți depune sub SSN.

Ce se întâmplă dacă afacerea dvs. este nouă și nu are un EIN? Încă puteți completa formularul W-9. IRS spune că ar trebui să solicitați numărul dvs. și să scrieți „a solicitat” în spațiul pentru TIN. Veți dori să obțineți acest număr cât mai repede posibil, deoarece, până când veți face acest lucru, veți fi supus reținerii de rezervă. Puteți solicita un EIN pe site-ul IRS. Consultați instrucțiunile de mai jos pentru Pasul 8, Partea II, pentru mai multe despre reținerea de rezervă.

Pasul 8: În partea a II-a, trebuie să dați dovadă de veridicitatea tuturor informațiilor dvs. înainte de a putea semna formularul W-9. Menționarea intenționată pe un formular de impozitare ar putea însemna că va trebui să plătiți o amendă sau să mergeți la închisoare; IRS nu încurcă. Înainte de a semna formularul W-9, aici sunt declarațiile pe care trebuie să le certificați adevărate, sub pedeapsa de sperjur:

1. Numărul afișat în acest formular este numărul meu de identificare a contribuabilului corect (sau aștept să mi se elibereze un număr).

Dacă te gândești să folosești un număr de identificare „împrumutat”, furat sau constituit, gândește-te de două ori înainte de a depune jurământ.

2. Nu fac obiectul reținerii de rezervă deoarece: (a) sunt scutit de reținerea de rezervă sau (b) nu am fost notificat de Serviciul de venituri interne (IRS) că sunt supus reținerii de rezervă ca urmare a unei eșecul de a raporta toate dobânzile sau dividendele sau (c) IRS mi-a comunicat că nu mai fac obiectul reținerii de rezervă.

Majoritatea contribuabililor sunt scutite de reținerea de rezervă. Dacă nu aveți idee despre ce vorbește IRS aici, probabil sunteți scutiți. Dacă nu sunteți scutit, IRS vă va fi înștiințat, iar compania care vă plătește trebuie să știe, deoarece este obligată să rețină impozitul pe venit din plata dvs. la o rată forfetară de 28% și să o trimiteți la IRS. De altfel, acum cunoașteți un alt motiv bun pentru a nu vă înșela declarația fiscală: este posibil să fiți nevoit să spuneți unui viitor client despre acest lucru, iar acest lucru ar putea face compania să se gândească de două ori la voi. Elementul (c) spune practic că, dacă ați fost odată supus reținerii de rezervă, dar nu mai sunteți, nimeni nu trebuie să știe.

3. Sunt cetățean american sau altă persoană din SUA.

Dacă ești un străin rezident, ești în clar. IRS consideră, de asemenea, următoarele ca fiind o „persoană din SUA”: un parteneriat, o corporație, o companie sau o asociație creată sau organizată în Statele Unite sau în conformitate cu legile Statelor Unite; o moșie internă; și o încredere internă. Dacă afacerea dvs. este un parteneriat care are un partener străin, se aplică reguli speciale; citiți despre ele în instrucțiunile pentru a forma W-9. Dacă nu sunteți cetățean american, poate fi necesar să completați formularul W-8 sau formularul 8233.

4. Codul (codurile) FATCA înscrise pe acest formular (dacă există) care indică faptul că sunt scutit de raportarea FATCA este corect.

Probabil că nu va trebui să vă faceți griji pentru acesta, care are legătură cu Legea privind conformitatea fiscală a conturilor străine.

Mai multe puncte înainte de a vă semna

Formularul W-9 vă spune să treceți articolul 2 de mai sus dacă ați fost înștiințat de către IRS că sunteți în prezent supus reținerii de rezervă, deoarece nu ați raportat toate dobânzile și dividendele din declarația de impozit.

Puteți încărca articolul 2 dacă completați formularul W-9 în legătură cu o tranzacție imobiliară. Articolul 2 nu se aplică în acest caz, deci nu contează dacă sunteți supus reținerii de rezervă.

Acum, dacă citiți cu atenție tipăritul în instrucțiunile W-9, se pare că indică faptul că majoritatea oamenilor nu sunt obligați să semneze acest formular. În general, vi se solicită să îl semnați doar dacă IRS v-a notificat că ați furnizat anterior un TIN incorect. Cu toate acestea, tehnicile, persoana care v-a solicitat să completați formularul W-9 va considera, probabil, incomplet sau invalid dacă nu l-ați semnat, și noroc încercați să le convingeți altfel.

Returnarea formularului

Trimiteți formularul W-9 completat companiei care v-a solicitat să o completați. În mod ideal, o vei livra personal pentru a-ți limita expunerea la furtul de identitate, dar această metodă nu este practic practică. E-mailul este considerat relativ sigur. Dacă trebuie să trimiteți prin e-mail formularul, ar trebui să criptați atât documentul, cât și mesajul dvs. de e-mail și să verificați dacă aveți adresa de e-mail corectă a destinatarului înainte de a trimite mesajul. Serviciile gratuite sunt disponibile online pentru a vă ajuta să faceți acest lucru, dar verificați reputația lor înainte de a le încredința documentele.

Linia de jos

Furnizarea de informații exacte în formularul dvs. W-9 vă va ajuta să vă asigurați că plățile primite - sau alte tranzacții care necesită acest formular - sunt raportate în mod corespunzător la IRS. Dacă nu sunteți sigur de anumite elemente, cum ar fi clasificarea corespunzătoare a afacerii dvs., consultați contabilul sau un alt consilier financiar.