Înțelegerea „Per Diem”

„Diem” sau rata zilei reprezintă o sumă fixă ​​de rambursare plătită angajaților pentru cazarea zilnică, mesele și cheltuielile incidente efectuate în timpul călătoriilor legate de afaceri. Tarifele sunt stabilite în fiecare an de către Administrația Servicii Generale (GSA) pentru destinațiile din SUA continentale; Tarifele non-străine (de exemplu, Alaska, Hawaii, Puerto Rico și Guam) sunt stabilite de Departamentul Apărării, iar tarifele străine (oriunde în afara SUA și teritoriile sale) sunt stabilite de Departamentul de Stat.

Dacă călătoriți pentru afaceri sau aveți angajați care călătoresc, este important să înțelegeți pe zi, ceea ce oferă o alternativă la rambursare pe baza unor înregistrări detaliate de cheltuieli și necesită evidență mai puțin elaborată. Aici, vom răspunde la întrebări pe care le puteți avea despre zilnic, cum funcționează și ce implică înțelegerea fiscală.

Ce acoperă Per Diem?

GSA se descompune pe ratele pe zi în două categorii:

• Mese și cheltuieli incidentale (M&IE)
• locuință

Mese și cheltuieli incidentale

Categoria mese și cheltuieli suplimentare (M&IE) acoperă toate mesele (mic dejun, prânz și cină), room service, spălătorie, curățare la uscat, presare a îmbrăcămintei și taxe și sfaturi pentru persoanele care furnizează servicii, cum ar fi serverele de mâncare și bagaje purtători. Tarifele pe zi variază în funcție de locație și sunt clasificate în șase niveluri.

Orașele majore au, de obicei, un maxim pe zi de 76 USD (pentru anul fiscal 2019); orașele mai mici care găzduiesc călătorii substanțiale legate de afaceri au per diems care se încadrează între nivelurile 2 și 5 (56 - 71 USD). Zonele care nu sunt de obicei vizitate de călătorii de afaceri vor avea rata minimă de 55 USD.

Cheltuieli de cazare

Categoria de cazare acoperă cazări pentru nopți, cum ar fi hoteluri, moteluri, hanuri, stațiuni și apartamente. O rată separată pe zi este setată atât pentru M&IE, cât și pentru cazare pentru fiecare locație. De exemplu, pentru anul fiscal 2019, ratele pe zi pentru Atlanta sunt cuprinse între 152 și 159 dolari pentru cazare și 66 USD pentru M&IE. Pentru Chicago, tarifele de cazare variază între 131 și 223 USD, în funcție de lună, iar M&IE pe zi este de 76 USD.

De ce tarifele diferă în funcție de locație

Tarifele pe zi se bazează pe costul vieții unei zone. Tarifele pe zi în orașele mari, cum ar fi Chicago, New York și Los Angeles sunt mai mari decât zonele non-metropolitane, deoarece bunurile și serviciile din orașele mari sunt, în general, mai scumpe. Ratele de cazare pot varia, de asemenea, lunar, ca răspuns la ofertă și cerere. Cea mai mare cazare pe zi din New York, de exemplu, coincide cu toamna, anotimpul care atrage cei mai mulți turiști și călători de afaceri. Ratele pe zi sunt actualizate anual și devin efective 1 octombrie, prima zi a anului fiscal al guvernului federal.

Găsirea tarifelor pentru fiecare locație

Adresați-vă departamentului de Resurse Umane sau Contabilitate al angajatorului dvs. pentru tarife specifice sau căutați informațiile vizitând site-ul GSA, unde puteți căuta după oraș, stat sau cod poștal pentru anul fiscal curent (1 octombrie - 30 septembrie). Dacă doriți să vizualizați anul fiscal următor sau oricare alt an din 1997, căutați după stat și selectați anul corespunzător din meniul derulant. Faceți clic pe „Găsiți tarifele pe zi” pentru a vizualiza rezultatele, care sunt defalcate pe destinație primară, județ, cazare maximă pe lună și mese și cheltuieli incidentale (M&IE).

Dacă căutați o zonă care nu este acoperită de tabelele GSA (de exemplu, Hawaii, care nu face parte din SUA continentală), vor apărea două link-uri care vă vor direcționa către site-ul web adecvat: Departamentul Apărării pentru non-străini călătorie (Alaska, Hawaii, Puerto Rico și Guam) și Departamentul de Stat pentru toate destinațiile străine.

Tariful standard pe zi

O rată standard de 55 dolari pe zi pentru M&IE și o rată standard de 94 USD pe zi pentru depunere (anul fiscal 2019) se aplică oricărei locații care nu are o rată specificată în tabelele GSA. Acest lucru este valabil pentru toate statele din SUA continentale.

Utilizarea de către angajatori a ratelor GSA

În timp ce majoritatea întreprinderilor folosesc tarifele per dia stabilite de GSA, ele pot utiliza metode alternative de rambursare. De exemplu, angajatorii pot utiliza metoda IRS-low-low, care stabilește o rată forfetară pe zi pentru locații cu costuri ridicate (de exemplu, New York, Chicago și Districtul Columbia) și o rată forfetară pentru toate celelalte locații. Pentru călătorii în data de 1 octombrie 2018 sau după aceea, tariful este de 287 USD (71 USD dacă numai M&IE) pentru călătorii în orice zonă cu costuri mari și 195 $ (60 M&IE) pentru călătorii în orice altă locație din SUA continentală.

Impozite pe rambursări Per Diem

Plățile pe zi nu sunt considerate salarii și, prin urmare, nu sunt impozabile - atât timp cât îndeplinesc anumite condiții. Veți fi supus impozitelor dacă vreuna dintre următoarele sunt adevărate

• Plata este mai mare decât rata federală permisă pe zi
• Nu ați depus un raport de cheltuieli cu angajatorul
• Raportul dvs. de cheltuieli nu a inclus data, ora, locul, suma și scopul activității cheltuielilor
• Angajatorul tău ți-a dat o zi și nu a necesitat un raport de cheltuieli.

În cazul în care oricare dintre situațiile de mai sus este adevărată, dvs. pe zi vor fi considerate salarii și vor fi supuse impozitelor pe venit și a impozitelor pe salarii. Suma va fi raportată de angajator pe formularul W-2. Dacă este doar faptul că dvs. pe zi a fost peste rata admisibilă pe zi pe zi, numai suma în exces va fi considerată salariu.

Pentru a vă fundamenta cheltuielile de călătorie și conexe, vi se va cere să mențineți un jurnal care să includă zilele în care ați călătorit pentru afaceri, unde ați plecat și scopul comercial al călătoriei. Notă: dacă călătoria aferentă întreprinderii dvs. durează mai mult de un an într-o singură locație - chiar dacă implică două sau mai multe misiuni separate - este posibil să nu fiți eligibil pentru scutirea de impozite în conformitate cu normele fiscale per diem. Pentru a evita consecințele fiscale nefavorabile, consultați consilierul fiscal înainte de a porni într-o călătorie de afaceri extinsă.

Per Diem ca alternativă salarială

Deoarece plățile pe zi sunt neimpozabile, unii pot ridica întrebarea: „Pot accepta un salariu mai mic cu diem, în loc de un salariu mai mare fără niciun diem?” Răspunsul este „nu”. Politicile per diem nu pot fi create într-o manieră care să permită ca ceea ce trebuie angajat să fie etichetat ca altceva - în acest caz, pe zi.

Linia de jos

Plățile pe zi oferă rambursare angajaților care călătoresc în scopuri de afaceri. Tarifele variază în funcție de locație și perioada anului și sunt împărțite în două categorii: a href = "/ articles / personal-finance / 091214 / using-business-credit-cards-strategic.asp"> cazare și masă și cheltuieli incidentale (M&IE ). Atâta timp cât plățile dvs. nu depășesc rata maximă federală pe zi, acestea sunt neimpozabile; dacă plățile pe zi depășesc limitele federale, orice exces va fi impozitat ca venit obișnuit.

Ratele pe zi se pot schimba anual, iar legile fiscale pe zi pot fi complicate. Consultați un specialist fiscal calificat dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la politica dvs. zilnică a companiei.