Sfaturi de gestionare a timpului pentru profesioniștii financiari

Lumea finanțelor a evoluat într-un loc de muncă extrem de competitiv. Deși sunt doar 24 de ore într-o singură zi, așa cum spune și spusele, timpul înseamnă bani. Prin urmare, gestionarea eficientă a timpului este un avantaj competitiv pentru orice profesionist în finanțe care dorește să devină mai productiv și să crească timpul de calitate departe de muncă.

Cu toate acestea, există multe distrageri care vă pot ține la muncă mai mult decât este necesar. Citiți mai departe pentru a afla mai multe despre aceste spălătorii de timp comune și pentru a afla mai multe sfaturi de gestionare a timpului care vă vor ajuta să faceți mai multă muncă în mai puțin timp.

Gaura Neagră

Există diferite spălătorii de timp care pot aspira productivitatea. De exemplu, profesioniștii din finanțe sunt permanent tentați să facă multitask. Să presupunem că sunteți consilier, iar între 8:30 și 10 dimineața într-o miercuri dimineață, reușiți să realizați următoarele:

• Lucrezi pe o foaie de calcul,
• Dar opriți-vă după ce ați fost întrerupt de două noi mesaje de e-mail,
• Apoi trimiteți șase e-mailuri la rând,
• Urmată verificând imaginile de nuntă ale unui prieten de la colegiu pe Instagram,
• Apoi, acceptați o invitație de ieșire socială a companiei printr-un mesaj Slack,
• Înainte de a trimite două apeluri neașteptate de la potențiali clienți și
• În sfârșit, sunt nevoiți să se închidă brusc pe măsură ce managerul tău se oprește pentru a-ți reaminti că întârzii cu cinci minute pentru ședința de personal.

Vi se pare o dimineață tipică pentru dvs.? Dacă da, și în special dacă lucrați într-un mediu corporativ, precum o firmă de capital privat sau o bancă de investiții, sunteți probabil la nivelul cel mai performant în comparație cu colegii dvs.

La cinci sau zece ani de acum, nimeni nu-ți va aminti, nu-ți va interesa sau te va promova pentru toată munca ocupată pe care ai îndeplinit-o. Lui lume i-ar fi păsat dacă Thomas Jefferson ar termina o mulțime de hârtie, dar nu a ajutat niciodată să scrie Declarația de Independență? Același lucru este valabil și în meseria dvs. - organizația dvs. apreciază munca și capodoperele necesare, nu munca ocupată.

Planificare

În fiecare duminică după-amiază, încheiați lista „de făcut” a săptămânii viitoare, de preferință folosind o aplicație sau un serviciu web care se sincronizează pe toate dispozitivele. Evidențiați elementele care sunt absolut critice pentru succesul dvs. la locul de muncă și în viața personală. Cele care nu sunt evidențiate sunt probabil lucruri pe care le puteți delega, întârzia sau evita cu totul.

În finanțe, rezultatele critice includ rapoarte sau cercetări care trebuie să fie corecte și transmise înainte de termen. Organizația dvs. este servită mai bine dacă vă concentrați pe îmbunătățirea calității acestor rapoarte, spre deosebire de a face doar o muncă decentă, astfel încât să puteți elibera timp pentru articole care nu sunt cheie (cum ar fi să răspundeți la e-mailuri cu prioritate scăzută sau să luați parte la un timp îndelungat -intalnire intalnita).

În mod similar, cu zece minute înainte de a pleca de la serviciu în fiecare zi, terminați listarea articolelor de acțiune a zilei următoare și numerotați-le în ordinea importanței și a priorității. Din nou, întreabă-te continuu toate lucrurile pe care nu trebuie să le faci cu adevărat - lucrurile care nu îndeplinesc un anumit prag de productivitate.

(De asemenea, consultați Găsiți nișa dvs. în industria financiară.)

Multifunctional

Succesul în finanțe se reduce la capacitatea cuiva de a oferi întotdeauna rezultate livrabile critice și imediate. Care sunt informațiile cruciale și punctele de date pe care se bazează managerii dvs. financiari? Ce puteți livra pentru a ajuta organizația și / sau clienții dvs. să câștige? Implică trimiterea la timp a unui raport de audit, calcule exacte ale valorii actuale nete pe un proiect propus sau asigurarea că formulele din Excel duc la totalul total al agregatelor?

La sfârșitul zilei, nimănui nu-i pasă de toate e-mailurile pe care le-ai schimbat, de întâlnirile clubului social la care ai participat sau de depunerea cronologică a dosarelor în cabinetul tău. Multitasking-ul împiedică în mod constant persoanele să dea tot ce este mai bun pentru puținele produse critice pe care angajatorii lor le așteaptă cu adevărat de la ei.

Faceți mai întâi elementele importante pentru acțiune, dificile, urgente și de cea mai mare valoare. Succesul în finanțe poate implica simplitatea metodelor privind abordarea sarcinilor. Acest lucru poate părea brutal de simplu pentru recentul citit și neinițiat absolvent recent, dar faceți un lucru la un moment dat și nu vă opriți până când nu a fost finalizat. Dacă sarcinile dvs. se referă la un proiect pe termen lung, tăiați-l în repere pe termen scurt și terminați înainte. După cum spunea Henry Ford, „Nimic nu este deosebit de greu dacă îl împarți în locuri de muncă mici”. Făcând lucrurile de la început până la sfârșit elimină ineficiențele costisitoare, deoarece veți evita să reîncepeți constant și să recalibrați pe articole diferite, fără legătură.

Dacă petreceți trei ore în fiecare săptămână pentru sarcini inutile, aceasta se ridică la aproximativ 150 de ore pe an. Asociatul tău la câteva pupitre de la tine, care este mai eficient și pune cu 150 de ore mai mult pe an este probabil să se bucure de câteva promoții și creșteri salariale pe care alții nu le-au obținut.

(Explorați tipurile de locuri de muncă din industria financiară cu Opțiuni de carieră financiară pentru profesioniști.)

Inbox

Inbox-ul dvs. este un ștergător de timp important. Dacă majoritatea e-mailurilor dvs. nu au relevanță pentru sarcinile imediate la îndemână, atunci vă completați sporadic ziua cu informații despre gunoi.

Pentru a evita acest lucru:

• Setați ore prestabilite pentru verificarea e-mailului dvs. și verificați căsuța de e-mail nu mai mult de trei sau patru ori pe zi.
• Creați un folder după ore pentru e-mailurile la care ar trebui să vă adresați, dar care nu sunt urgente. Acest folder vă ajută în special să reveniți la solicitări importante care pot aștepta câteva zile lucrătoare înainte de a primi un răspuns de la dvs.
• Trimiteți doar cele mai critice e-mailuri în timpul zilei de muncă. Deși este important să vă mențineți actualizați în cadrul grupului dvs., o parte importantă a timpului dvs. poate fi pierdută de colegi neexperimentați sau mai puțin disciplinați, care vă inunda mesaje primite cu mesaje irelevante. Puteți reduce aceste tipuri de e-mailuri fără a răspunde la cele care nu sunt legate de muncă.
• Goliți-vă curierul de primire înainte de a pleca de la serviciu. Puteți realiza acest lucru prin crearea de dosare legate de proiect în care puteți parca e-mailuri legate de probleme specifice. Menținerea inbox-ului gol vă economisește timp eliminând mesajele non-core din atenția dvs. Dacă există articole care necesită absolut atenție în următoarele ore sau până a doua zi, atunci așezați-le într-un folder urgent.

Alte sfaturi pentru economisirea timpului

Urmăriți cât timp pierdeți cu adevărat

Creați o foaie de calcul simplă care vă permite să introduceți timpul estimat pe care l-ați pierdut pentru probleme banale. Faceți acest lucru zilnic. Pe măsură ce dezvoltați și mențineți acest obicei, vă veți pregăti pentru a recunoaște chestiunile lipsite de importanță pe măsură ce le întâlniți.

Procesați doar documente de hârtie o singură dată

După ce sunt procesate, le puteți depune, trimite sau le puteți scăpa de ele.

Mesaj direct Colegii tăi

Plimbarea prin birou sau între departamente vă poate costa câteva ore pe săptămână și știm cât de costisitor este anual. Cu excepția cazului în care este o problemă importantă sau complicată, utilizarea mesajelor directe printr-un sistem de mesagerie corporatist sau un serviciu web aprobat este adesea un mod mai eficient de a obține rapid răspunsuri la o varietate de întrebări.

Știi unde este totul la un moment dat

Aceasta include atât informații electronice, cât și informații pe hârtie. Dacă îți prețuiești timpul, nu-l pierde căutând lucruri.

Separați-vă sarcinile în patru categorii:

1. Urgente și importante - cum ar fi rapoartele financiare și contabile cu termene stricte și apropiate.

2. Nu este urgent și important - cum ar fi crearea de rețele în cadrul grupului dvs. financiar, cursuri de instruire etc.

3. Urgent și nu este important - cum ar fi mesaje sporadice din căsuța de e-mail și „înscrieți-vă termenele scadente” pentru întâlniri de club.

4. Nu este urgent și nu este important - cum ar fi conversațiile de zece minute ale distribuitorului, verificarea fotbalului fantezian etc.

(Evident, ar trebui să petreci cât mai mult din ziua ta pe prima categorie.)

Delegat, delegat, delegat

Aceasta vă va separa de pachet pe măsură ce vă deplasați în organizație. Gestionează sarcini pe care numai tu le poți executa. Pe măsură ce îți perfecționezi abilitățile de gestionare a timpului, în curând vei avea raporturi directe alocate. Alocați sarcini pe care nu trebuie să vă ocupați cât mai mult posibil. Ar trebui să faci doar lucrurile care necesită absolut atenția sau expertiza ta.

Nu-ți gestiona personalitatea

Profesioniștii financiari ar trebui să dețină abilități de management al timpului, dar ar trebui să aibă, de asemenea, raporturi și bunăvoință cu colegii interni și cu comunitatea externă. Concentrarea exclusivă asupra timpului te poate face să pari abraziv, ceea ce îi va pune pe mulți oameni atunci când sunt în jurul tău, inclusiv în setările de dezvoltare socială și de afaceri. Dacă nu ești atent, te vei gândi că ești guru al managementului timpului, dar nu vei conștientiza în totalitate ștampila „idiotului social” de pe fruntea ta.

Abilitățile de comunicare, leadership și dezvoltare de afaceri sunt la fel de importante ca abilitățile de management al timpului. Pe măsură ce profesioniștii din finanțe se dezvoltă în cariera lor, abilitățile de management al timpului nu vor mai fi suficiente pentru a-i ajuta să atingă nivelul următor (adică nivelul executiv).

Linia de jos

Dacă îți prețuiești viața, atunci îți prețuiești timpul. Viața de muncă este o sub-componentă a imaginii mai mari a vieții tale - nivelul contribuției și serviciilor pe care le poți oferi altora depinde de capacitatea ta de a profita la maximum de timpul finit alocat. Nu uitați: Este vorba despre lucrurile importante pe care angajatorul dvs. vă așteaptă să le furnizeze pe această sumă. Angajatorului tău nu-i pasă prea mult de orice altceva și nici de tine.

(Pentru mai multe, citiți Eficiența financiară: Ghidul analistului pentru gestionarea timpului.)