Scopul formularului W-9

Întreprinderile folosesc formularul W-9 IRS, Cerere de identificare și certificare a contribuabilului, pentru a obține informații de la furnizorii pe care îi angajează ca contractori independenți (numiți și freelanceri). Atunci când o afacere plătește unui contractant 600 USD sau mai mult pe parcursul unui an fiscal, trebuie să raporteze aceste plăți către Serviciul de Venituri Interne (IRS), folosind un decont de informații numit Formularul 1099-MISC. Întreprinderile folosesc numele, adresa și numărul de securitate socială sau numărul de identificare fiscală pe care contractorii le furnizează în formularul W-9 pentru a completa această declarație. Nici expeditorul, nici destinatarul nu trebuie să trimită o copie către IRS.

Întreprinderile care angajează contractori independenți nu rețin impozitul pe venit sau nu plătesc impozitele Medicare sau Asigurările Sociale pentru contractanții lor independenți, așa cum o fac pentru angajații lor. În schimb, contractanții sunt responsabili pentru aceste obligații. Cu toate acestea, IRS vrea să știe cât de mult au primit acești contractanți pentru a se asigura că plătesc impozitele pe care le datorează și folosește formularul 1099-MISC pentru a colecta aceste informații. Întreprinderile nu trimit formularul W-9 la IRS.

Scopul formei W-9

Informații necesare în formularul W-9

Formularul W-9 solicită numele contractantului independent, numele afacerii (dacă este diferit), entitatea de afaceri (proprietate exclusivă, parteneriat, corporație C, corporație S, trust / proprietate, societate cu răspundere limitată sau „alta”) și identificarea fiscală a întreprinderii număr (sau număr de securitate socială, pentru proprietarii exclusivi care nu utilizează un număr de identificare fiscal separat).

De asemenea, formularul W-9 solicită persoanei care îl completează să certifice că nu este supus reținerii de rezervă. Cei mai mulți contribuabili nu sunt, dar, dacă este, compania care angajează antreprenorul independent va trebui să rețină impozitul pe venit din plata contractantului respectiv la o rată forfetară de 24% (pentru anii fiscali 2018-25) și să o trimită la IRS.

Întrucât formularul W-9 necesită listarea unui ID fiscal sau a unui număr de securitate socială, atât persoana care o completează, cât și compania care primește formularul completat trebuie să o păstreze cu atenție în timpul transmiterii și după primire pentru a se proteja împotriva furtului de identitate.

Când nu ar trebui să completați un W-9

Un contractant independent care primește un W-9 neașteptat ar trebui să ezite înainte de a-l completa și să cerceteze dacă solicitantul are un motiv legitim de a cere acest formular. Instituțiile financiare folosesc uneori formularul W-9 pentru a solicita informații de la un client atunci când trebuie să raporteze dividende sau dobândă. Aveți grijă aici: instituția financiară ar trebui să aibă deja numărul dvs. de identificare fiscală de la momentul deschiderii contului.

O altă situație în care ar trebui să ezitați înainte de a completa formularul W-9 este dacă compania care vă solicită acest lucru este angajatorul dvs. și trebuie să fiți clasificat ca angajat, nu ca antreprenor independent. Diferența este substanțială.

Angajat sau contractant independent?

Dacă sunteți angajat, angajatorul dvs. va reține impozitele pe venit, va reține și va plăti impozitele pentru securitate socială și Medicare și va plăti impozitul pe șomaj pe salariile dvs. Dacă sunteți un contractant independent, nu o va face. Acest lucru înseamnă că veți fi responsabil pentru cota angajatorului din impozitele pentru securitate socială și Medicare și că nu veți fi eligibil pentru compensația de șomaj dacă sunteți concediat.

Un angajator fără scrupule sau care se luptă financiar ar putea încerca să clasifice un angajat ca antreprenor independent pentru a economisi bani. Dacă sunteți clasificat ca antreprenor independent, „economiile” fiscale ale angajatorului vor ieși din buzunar ca impozit pe activități independente. De asemenea, veți deveni responsabil pentru calcularea și plata impozitelor estimate de patru ori pe an și completarea Planului C atunci când depuneți declarația anuală de impozit.

Nu este întotdeauna clar dacă un lucrător este un angajat sau un contract independent, dar, în general, cu cât controlul are mai multă activitate asupra lucrărilor și a modului în care o fac, cu atât este mai probabil ca aceștia să fie angajați. Dacă simțul tău Spidey începe să tremure când cineva care te-a angajat te numește contractant independent, acesta este un semn bun și ar trebui să investighezi situația în continuare. Începeți prin a examina discuția IRS a diferenței dintre cele două. Dacă sunteți angajat, ar trebui să completați formularul W-4, nu formularul W-9.

Iată un exemplu despre momentul în care un angajator îți poate schimba în mod legitim statutul de la angajat la antreprenor independent. Ești programator de calculator și trebuie să vii la birou între orele 9 și 18, de luni până vineri. Compania vă oferă biroul și computerul.

Începând cu luna viitoare, vi se va cere să vă furnizați computerul. Veți putea lucra de acasă sau orice locație de la distanță doriți și puteți finaliza lucrarea în orice oră doriți, atât timp cât misiunile dvs. sunt finalizate în termen și veți răspunde la apeluri telefonice și e-mailuri legate de muncă.

Întrebări frecvente W-9

Cum știu dacă sunt supus reținerii de rezervă?

IRS v-a trimis o scrisoare care vă spune că sunteți supus reținerii obligatorii a copiilor de rezervă? Acest lucru s-ar fi putut întâmpla dacă nu ai raportat toate dobânzile și dividendele la o declarație fiscală anterioară. Dacă nu ați primit această scrisoare și dacă furnizați numărul dvs. de identificare fiscală solicitantului formularului W-9, atunci nu sunteți supus reținerii de rezervă. Dacă sunteți supus reținerii de rezervă, desfaceți articolul doi din partea a doua a formularului W-9 înainte de a-l trimite.

Care este cel mai sigur mod de a trimite formularul W-9?

Dacă puteți înmâna documentul personal, este ideal. În caz contrar, o opțiune este să utilizați un serviciu online gratuit pentru a cripta formularul W-9 completat și să-l trimiteți prin e-mail în siguranță către solicitant. Puteți utiliza, de asemenea, un serviciu de partajare a fișierelor criptate.

O altă opțiune este să o trimiteți printr-un serviciu precum FedEx, UPS sau serviciul poștal, deși nu există nicio garanție că formularul dvs. nu va fi pierdut, furat sau manipulat în tranzit.

De asemenea, nu există nicio garanție că destinatarul va stoca formularul în siguranță, chiar dacă îl trimiteți în siguranță, așa că ar putea să doriți să întrebați despre asta în avans.

Compania mea este o entitate scutită?

Dacă sunteți unic proprietar, probabil nu este. Dacă este vorba despre o corporație, ar putea fi, dacă se califică pentru statutul de scutire de taxe IRS.

Am atât un număr de identificare a angajatorului (EIN), cât și un număr de securitate socială. Ce număr trebuie să introduc pe formular?

Dacă sunteți unic proprietar, puteți introduce unul. Dacă afacerea dvs. este un SRL clasificat ca o corporație sau un parteneriat, utilizați EIN-ul entității. Dacă afacerea dvs. este un LLC cu un singur membru care este o entitate ignorată, introduceți SSN sau EIN (nu EIN-ul entității).

Pot refuza completarea formularului W-9?

Sigur. Dacă refuzați să răspundeți la o solicitare legitimă, clientul dvs. va reține impozitele din plată la o rată de 24%. De asemenea, departamentul de contabilitate vă poate prezenta o durere și spuneți contactului dvs. să refuze să faceți afaceri suplimentare cu dvs. Întreprinderile au o obligație grea din partea IRS de a obține un formular W-9 completat de la oricine plătesc 600 USD sau mai mult pe parcursul anului. Nerespectarea poate duce la amenzi.

Dacă credeți că persoana care solicită formularul nu are nicio afacere care să o solicite, totuși, refuzul este probabil o idee bună. Dacă sunteți îngrijorat, întrebați un profesionist din domeniul fiscal care ar trebui să faceți.

Pe lângă un client, cine ar putea să-mi ceară să completez formularul W-9?

S-ar putea să ceară o bancă, o firmă de brokeraj, o instituție de creditare care a anulat o datorie sau emitentul unui premiu pe care l-ați câștigat. Dacă sunteți invitat la „Ellen” în timpul promoției sale „12 Days of Giveaways” și producătorii de show-uri vă rog să completați un W-9 înainte de a pleca, este sigur să presupuneți că solicitarea este legitimă. Dacă primiți un e-mail care spune că ați câștigat un premiu pentru un concurs pe care nu vă amintiți că ați participat, este posibil să nu doriți să dați acelei persoane W-9.

Feriți-vă de escrocherii W-9. Dacă primiți o solicitare de e-mail pentru un formular W-9 și nu sunteți sigur că este legitim, contactați telefonic presupusul expeditor (și nu folosiți niciun număr de telefon din e-mailul suspect) pentru a vă întreba dacă solicitarea este valabilă. Atacatorii sunt sofisticati si pot face ca un mesaj sa arate ca provenit de la banca ta sau chiar de la clientul tau. Și dacă primiți un e-mail de la IRS, este cu siguranță o încercare de phishing și ar trebui să trimiteți e-mailul la IRS nu inițiază contactul cu contribuabilii prin e-mail.

Linia de jos

Formularele W-9 sunt destinate antreprenorilor independenți, numiți și freelanceri. Este important să completați formularul corect - dar numai dacă sunteți sigur că este formularul potrivit pentru a trimite și solicitarea este legitimă.